RAPPORT D’ACTIVITÉS
Le rapport d’activités est un document d’information et de communication qui présente la synthèse de tout ce qui s’est passé dans la dernière année. Il sera ensuite présenté à nos membres lors de l’assemblée générale annuelle.
Si le rapport d’activités est souvent obligatoire pour les organismes d’action communautaire autonome dans le cadre de leurs redditions de comptes, il ne faut jamais perdre de vue son objectif principal : informer nos membres du travail accompli. Dans cette perspective, nous devons créer un rapport d’activités qui nous ressemble, qui est accessible pour nos membres et qui est en adéquation avec notre mission et nos valeurs.
EXTRAIT DE NOTRE POPULAIRE ÉMISSION LA RECETTE GAGNANTE!
LE RAPPORT D’ACTIVITÉS
POUR QUI? POURQUOI? QUAND?
LE RAPPORT D’ACTIVITÉS
LA RECETTE
POUR QUI FAIRE UN RAPPORT D’ACTIVITÉS?
Pour nos membres, d’abord et avant tout!
Mais aussi pour :
Les partenaires;
Gratuit
Les collaborateurs actuels et potentiels;
Gratuit
Les bailleurs de fonds actuels et potentiels.
Gratuit
POURQUOI FAIRE UN RAPPORT D’ACTIVITÉS?
Pour offrir un portrait du travail accompli dans la dernière année: les bons coups, les défis, les enjeux;
Gratuit
Pour mettre en valeur notre organisme, pour démontrer la réponse aux besoins de notre communauté;
Gratuit
Pour avoir une photo de notre travail au quotidien auprès des personnes que nous desservons et dans la communauté;
Gratuit
Pour démontrer notre vie associative et notre saine gestion;
Gratuit
Pour constater l'évolution de notre organisme à travers les années;
Gratuit
Pour l'utiliser comme outil de promotion et de communication (ex. nouveaux membres de CA, nouveaux employés, demandes de financement, etc.);
.
Pour permettre de faire une planification ou un bilan annuel;
Gratuit
Pour nos redditions de comptes, en s'assurant que:
Gratuit
Les éléments liés aux exigences de nos bailleurs de fonds sont présents, mais en le créant de la façon dont on veut le faire, en ajoutant notre couleur;
.
Notre autonomie d'action et de gestion est respectée: vous pouvez faire appel à vos regroupements sectoriels et consulter ce lien pour en savoir plus sur l'autonomie des organismes d'action communautaire autonome;
.
Notre rapport nous met en valeur: c’est avec cet outil que nos bailleurs de fonds peuvent prendre connaissance du travail que vous faites au quotidien. N’hésitez pas à vous mettre en valeur mais aussi à mentionner les défis auxquels vous faites face.
.
COMMENT FAIRE UN RAPPORT D’ACTIVITÉS?
Il n’y a pas de format type. Les possibilités pour la présentation sont infinies, mais nous devons prendre en considération 4 maitres-mots :
CLARTÉ
CONCISION
DYNAMISME
CRÉATIVITÉ
Quelques règles de base
Votre rapport d’activités devrait:
Être facile à lire pour tous: concis, aéré et imagé. On peut utiliser des tableaux, graphiques, photos, etc.;
Gratuit
Nous ressembler et démontrer le travail accompli;
Gratuit
Être présenté de façon dynamique et claire, en faisant ressortir les faits saillants et les réalisations;
Gratuit
Faire le lien avec la mission, la raison d’être de l’organisme et démontrer la pertinence et la portée de nos actions (retombées auprès des membres);
Gratuit
Faire l'objet d'une cueillette d'information simple et efficace tout au long de l’année pour alléger la charge de la rédaction du rapport. Ce sera un changement à apporter et à intégrer, mais qui s'avérera très utile quand sera venu le temps de rédiger le rapport d’activités. Il faut se doter d’outils simples à remplir et à intégrer à notre quotidien, en prenant garde de ne pas dédoubler les informations que nous recueillons déjà (ex. base de données) mais plutôt de les compléter.
.
Quelques idées pour la cueillette d'information :
.
Créer un document de compilation partagé (Excel ou autre) pour intégrer les statistiques de l’année au fur et à mesure : nouvelles demandes de services, rencontres externes (partenariats, comités de travail, etc.), les formations suivies par l’équipe, etc. Attention, il est important de créer des menus déroulants pour que tous les membres de l’équipe parlent le même langage et pour faciliter la compilation par la suite. Voir l’exemple d’outil de compilation et Procédurier-Outil de compilation qui se trouve à la fin de cette page;
.
Créer un fichier partagé « Rapport d’activités » pour intégrer des documents pertinents, photos, etc. Pour les photos, on peut également aller chercher celles dans l’onglet « Photos » de notre page Facebook;
.
Chaque membre de l’équipe se crée un fichier pour compiler les informations importantes reliées à ses dossiers (nombre d’ateliers, de rencontres individuelles, d’infolettres, etc.).
.
Mettre à profit la créativité et l’expertise des personnes autour de vous pour la rédaction du rapport. Par exemple, demander aux personnes responsables des différents services ou volets d’en faire un résumé quantitatif et qualitatif.
.
Prévoir le temps pour :
Gratuit
La création d'un outil de compilation;
Gratuit
La compilation;
.
La rédaction;
.
La correction;
.
La mise en page;
.
L'impression/photocopies, s'il y a lieu.
.
CE QUI POURRAIT SE RETROUVER DANS LE RAPPORT D’ACTIVITÉS
Mission, vision et valeurs;
.
Coordonnées, territoire desservi et heures d'ouverture;
Gratuit
Introduction, qui pourrait être sous forme de mot de la présidence ou du CA et/ou de la direction ou de l’équipe. Elle servira à résumer la dernière année globalement, les points forts, les enjeux, etc.;
.
Membres du CA, équipe, bénévoles. On pourrait inclure des informations sur leur contribution, par exemple le nombre de rencontres de CA et les travaux du conseil durant l’année, les formations suivies par l'équipe, etc.;
.
Bilan des activités régulières, par catégories d’actions/volets (portrait quantitatif et qualitatif), en expliquant les objectifs sous-jacents et les retombées de ces dernières;
.
Votre apport à votre communauté (réponses aux besoins, changements sociaux, partenariats, tables de concertation, présence dans la collectivité, représentations, visibilité, etc.). Par exemple, quels sont les objectifs de vos diverses représentations, qu’est-ce qu’elles apportent à l’organisme, qu’est-ce que votre organisme apporte, etc.;
.
Les nouveautés de la dernière année dans l’organisme (ex. projets ponctuels, nouveaux services, nouvelles implications, déménagement, etc.);
.
Photos et images de l’organisme en action;
Gratuit
Témoignages.
Gratuit
UNE BATTERIE DE CUISINE COMPLÈTE POUR VOUS AIDER
Un modèle de table des matières pour un rapport d'activités:
.
Un modèle d'outil de compilation ainsi qu'un procédurier :
.
Des exemples réels d'organismes d'action communautaire autonome :
.
DES LIENS POUR APPROFONDIR
Guide produit par le Centre St-Pierre (Voir à la page 79) :
.
Guide produit par la TROC-02 (Saguenay-Lac-Saint-Jean)
.
Article sur le site web d'Agence communautaire :
.
Article sur le site web d'Espace communautaire :
.
Guide produit par le Regroupement intersectoriel des organismes communautaires de Montréal (RIOCM) :
.
Aide-mémoire produit par le CIUSSS MCQ :
.
Guide de rédaction d’un rapport d’activités produit par SACAIS – MTESS :
.
Outil de rédaction produit par la FQOCF :
.
Article sur le site web de Pro-Actif :
.
Guide produit par Santé publique France :
.
Ce livre de recettes a pour objectif d’outiller les organismes d’action communautaire autonome dans l’élaboration d’un plan d’action annuel et d’un rapport d’activités, en cohérence avec leur mission et leurs valeurs. Ce projet est rendu possible grâce à la participation financière de Centraide RCOQ.